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Mitarbeiter anlegen

So legen Sie Ihre Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen an:

Projekte anlegen

Erstellen Sie Projekte und ordnen Sie diesen Tätigkeiten und Mitarbeiter zu:

Arbeits- und Projektzeit erfassen

Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit einfach und schnell! Buchen Sie Stunden auch direkt auf Projekte:

5 Tipps für den ersten Einstieg

Für Ihre erste Nutzung der ZEIT-DOKU empfehlen wir Ihnen folgende Schritte – mit wertvollen Tipps:

1) Legen Sie Ihre Mitarbeiter mit individuellen Arbeitszeitmodellen an. Erfahren Sie mehr.

Tipp: Bei der Neuanlage wird standardmäßig der nächste 01. für das Beschäftigungsdatum gewählt. Tragen Sie hier das Datum ein, ab welchem mit der Zeiterfassung begonnen werden soll.

2) Fügen Sie Ihre Aufträge hinzu. Erfahren Sie mehr.

Tipp: Füllen Sie alle Angaben beim Auftrag und Auftraggeber aus – so haben Sie alle wichtigen Auftrags-Infos auch mobil in Ihrer App mit dabei, wenn Sie unterwegs sind!

3) Erfassen Sie Ihre tägliche Arbeitszeit und Projektzeit. Erfahren Sie mehr.

Tipp: Tragen Sie Zeiten jederzeit nach. Ihr Vorteil: Projektzeiten werden unabhängig von den Arbeitszeiten erfasst!

4) Exportieren Sie Ihre Auftragsübersichten für Ihre Abrechnungen. Erfahren Sie mehr.

Tipp: In der Auftragsübersicht wählen Sie einen Zeitraum, einen Auftraggeber oder Auftrag sowie nach Belieben Mitarbeiter oder Teams aus. Anzeige aktualisieren – und schon erhalten Sie die Übersicht, die Sie nach Excel exportieren.

5) Individualisieren Sie Ihre Zeiterfassung für Ihren Bedarf in den Einstellungen. Erfahren Sie mehr.

Tipp: Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, gelten ab diesem Zeitpunkt als Voreinstellung, aber nicht rückwirkend.

Registrierung und Lizenz

Arbeitszeit und Auftragszeit

Arbeitszeit erfassen

Arbeitszeit live erfassen

Arbeitszeit nachtragen

Pausen

Auftragszeit erfassen

Auftragszeit live erfassen

Auftragszeit nachtragen

Buchungen

Urlaubsplaner

Urlaubsübersicht

Urlaub eintragen und genehmigen

Arbeitszeitübersicht

Auftragszeitübersicht

Neuen Auftraggeber anlegen

Aktive und inaktive Auftraggeber

Auftraggeber-Liste

Aufträge

Neuen Auftrag anlegen

Auftrag archivieren oder löschen

Auftrags-Liste

Tätigkeiten

Neue Tätigkeit anlegen

Aktive und inaktive Tätigkeiten

Geschäftsjahr anlegen und abschließen

Mitarbeiter

Neuen Mitarbeiter anlegen

Persönliche Daten und Benutzer Account

Anstellung und Arbeitszeit

Berechtigungen

Jahresübersicht

Mitarbeiten löschen, sperren oder archivieren

Gesetzliche Reglungen

Feiertage

Auswertung und Exporte

Lizenzinformation

Fehler

Seiten sind nicht aufrufbar

Mobile App

Arbeitszeiterfassung und Auftragszeiterfassung

Registrierung und Lizenz

Registrierung

Wenige Tage nach Ihrer Bestellung erhalten Sie Ihre Rechnung mit Ihrer Kundennummer und der Rechnungsnummer. Folgen Sie nun dem Link „Registrieren mit Kundenummer/Rechnungsnummer“. Wählen Sie Ihre Version aus: ZEIT-DOKU für Architekten und Ingenieure oder ZEIT-DOKU für Handwerker und Bauunternehmer.

Geben Sie Ihre Kundennummer und Rechnungsnummer an. Wählen Sie Ihre Anmeldedaten für den Administrator-Account. Ihr Passwort können Sie selbst vergeben.

Im Anschluss erhalten Sie eine Bestätigung der Registrierung per E-Mail. Bitte bestätigen Sie den Link in dieser E-Mail. Falls Sie keine E-Mail erhalten haben, kontrollieren Sie Ihren Spam-Ordner.

Einloggen

Unter https://arbeitszeit.weka.com/ loggen Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, folgen Sie dem Link unter Passwort zurücksetzen.

Tipp: Wählen Sie das Häkchen bei „Angemeldet bleiben“ aus. Sparen Sie Zeit und legen Sie sofort los!

Hinweis: ZEIT-DOKU ist in den Browsern Edge, Firefox, Chrome und Safari verfügbar. Grundsätzlich werden nur aktuelle Browser-Versionen unterstützt.

Lizenzbedingungen

Für Online-Produkte gilt eine Mindestlaufzeit von einem Jahr. Während der Laufzeit erhalten Sie regelmäßige kostenlose Software-Updates. Abonnements für Online-Produkte verlängern sich jeweils um ein Jahr, wenn Sie sie nicht spätestens 6 Wochen vor Vertragsende kündigen.

Beenden der Lizenz

Sie sind nicht zufrieden mit ZEIT-DOKU? Geben Sie uns gerne Feedback, was wir ändern und verbessern können!

· E-Mail: produktberatung@weka.de

· Tel.: 0 82 33/ 23 40 50

Falls Sie sich dennoch entschließen, ZEIT-DOKU zu kündigen: Schicken Sie Ihre Kündigung spätestens 6 Wochen vor Ende des Lizenz-Zeitraums an service@weka.de oder produktberatung@weka.de.

Zeiterfassung

Arbeitszeit und Auftragszeit

Bei ZEIT-DOKU erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten und Auftragszeiten unabhängig voneinander. Ihr Vorteil: Sie erfassen rechtskonform Ihre komplette Arbeitszeit. Sie müssen aber nicht zwingend alle Zeiten auf bestimmte Aufträge und Tätigkeiten buchen.

Arbeitszeit erfassen

Arbeitszeit live erfassen

Starten Sie Ihre Arbeitszeit über den grünen Play-Button auf der Startseite.

Für eine Pause oder zum Beenden der Arbeitszeit drücken Sie den roten Stopp-Button.

Ihre wöchentliche Soll- und Ist-Arbeitszeit haben Sie im Balkendiagramm auf der Startseite immer im Blick.

Sie können Ihre Arbeitszeit auch in der mobilen App starten und stoppen. Die Daten synchronisieren sich automatisch.

Arbeitszeit nachtragen

Sie haben vergessen, auf Play zu klicken? Kein Problem: Tragen Sie Ihre Zeiten in der Tabelle über „Zeiten nachtragen” nach. Bestätigen Sie Ihren Eintrag über das Häkchen.

Pausen

Die Pausen ergeben sich automatisch zwischen Stopp und Play. Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen werden automatisch abgezogen, wenn Sie die Pause nicht gestoppt haben.

Auftragszeit erfassen

Auftragszeit live erfassen

Nachdem Sie Ihre Arbeitszeit gestartet haben, können Sie auch Ihre Auftragszeit auf der Startseite buchen.

Sie können nach Belieben zwischen zwei Ansichten wechseln: Einzelauswahl und Schnellauswahl.

Ansicht Einzelauswahl:

Wählen Sie einen Auftrag.

Optional können Sie Ihre Auftragszeit noch detaillierter beschreiben: geben Sie die dazugehörige Tätigkeit an, notieren Sie bei Abrechnung z.B. das benötigte Material und fügen Sie Bemerkungen zum Eintrag hinzu.

Tipp: Wählen Sie gleich bei der Auftragszeit-Buchung aus, ob Sie eine Fahrzeit abrechnen können oder nicht: Abrechenbare Fahrtzeiten buchen Sie auf „A 04 Fahrtzeit“, nicht abrechenbare Fahrtzeiten auf „I 04 Fahrzeiten“. So sehen Sie in Ihren Auswertungen, welche Fahrtzeit Sie abrechnen können!

Starten Sie Ihre Auftragszeit über den kleinen grünen Play-Button auf der Startseite. Zum Beenden der Auftragszeit drücken Sie den roten Stopp-Button.

Nach dem Stoppen bleibt Ihre Auftrags-Auswahl voreingestellt, bis Sie die Auswahl wieder ändern. So geht es nach der Pause gleich mit einem Klick wieder weiter. Möchten Sie Ihre Zeit für einen anderen Auftrag erfassen, löschen Sie die voreingestellten Daten einfach mit „Inhalte löschen”.

Tipp: Nutzen Sie den Auftrag „INTERN“. Darauf können Sie bürointerne Tätigkeiten buchen (z.B. Verwaltung, Ablage oder Fortbildungen).

Ansicht Schnellauswahl:

In der oberen Zeile wechseln Sie ganz leicht zwischen den Ansichten Einzelauswahl und Schnellauswahl.

In der Schnellauswahl werden fortlaufend die zuletzt gebuchten Aufträge gelistet. So springen Sie nun noch schneller zwischen Aufträgen hin und her. Sobald Sie den Startbutton eines neuen Auftrags betätigen, wird der zuletzt gestartete Auftrag automatisch gestoppt.

Über können Sie die Tätigkeiten ändern sowie Bemerkungen hinzufügen. Bestätigen Sie Ihren Eintrag mit .

Mit löschen Sie einen Auftrag aus Ihrer Schnellauswahl.

Über legen Sie eine neue Zeile mit einem Auftrag an.

Auftragszeit nachtragen

Sie haben vergessen, auf Play zu klicken? Kein Problem: Tragen Sie Ihre Zeiten im Reiter „Auftragszeit” nach. Gehen Sie auf „Zeiten nachtragen”.

Buchungen

Urlaubsplaner

Urlaubsübersicht

In der Kalenderansicht sehen Sie alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Als Administrator erkennen Sie die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Mitarbeiter, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten. Definieren Sie die Lese- oder Schreibrechte Ihrer Mitarbeiter über die Berechtigungen der Benutzergruppen.

Urlaub eintragen und genehmigen

Klicken Sie im Kalender in das Kästchen, an dem Sie einen Abwesenheitstag eintragen wollen. In dem Dialog, der sich öffnet, können Sie das Datum und die Art der Abwesenheit eintragen.

Als Administrator sind alle Abwesenheiten unmittelbar eingetragen und genehmigt.

Benutzer können Ihre Urlaubstage über den Urlaubsplaner beantragen. Sobald ein Administrator die Urlaubstage genehmigt, erhalten die Benutzer zur Bestätigung eine E-Mail und die genehmigten Tage werden im Kalender grün markiert.

Arbeitszeitübersicht

In der Arbeitszeitübersicht bekommen Sie einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter.

Über „Zeiten nachtragen” können Sie Zeiten für sich oder andere nachtragen. Wenn Sie eine Zeit korrigieren wollen, klappen Sie den betreffenden Eintrag auf. Über können Sie Zeiten korrigieren. Bestätigen Sie Ihren Eintrag mit .

Mit dem Filter können Sie verschiede Zeiträume (Woche, Monat, Quartal, Jahr, Komplett) anzeigen lassen. Mit der Auswahl „Bereich“ können Sie einen individuellen Zeitraum definieren. Ebenso können Sie nach Mitarbeitern oder Teams filtern.

Nach der Filterauswahl betätigen Sie „Anzeige aktualisieren“. Sofort sehen Sie Ihre gewünschte Auswahl.

Auftragszeitübersicht

In der Auftragszeitübersicht bekommen Sie einen Überblick über die erfassten Auftragszeiten aller Mitarbeiter.

Über „Zeiten nachtragen” können Sie Zeiten nachtragen. Über können Sie Einträge korrigieren.

Nach der Filterauswahl betätigen Sie „Anzeige aktualisieren“. Sofort sehen Sie Ihre gewünschte Auswahl.

Ausbuchungen

Hier können Sie Überstunden Ihrer Mitarbeiter ausbuchen lassen. Das bedeutet: Wenn Sie Überstunden eines Mitarbeiters zur Ausbuchung erfassen, werden die Stunden von dem Stundensaldo des Mitarbeiters abgezogen.

Über können Sie Stunden zur Ausbuchung erfassen.

Auswertungen

Zeitnachweis

Mit dem Filter können Sie Jahr und Monat auswählen. Ebenso können Sie nach Mitarbeitern filtern, oder Sie wählen den Export für alle Mitarbeiter aus.

Auf der Seite sehen Sie gleich die Übersicht für den ausgewählten Mitarbeiter. Wählen Sie „Jahresübersicht exportieren“ aus, um ein PDF zu generieren. In dem PDF finden Sie die Übersicht des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiter zu Überstunden, Urlaubstagen und Abwesenheiten. Urlaubs- und Abwesenheitstage werden in einem Kalender angezeigt.

Wählen Sie „Stundenzettel exportieren“ aus, um ein PDF zu erzeugen. Darin findet sich die Übersicht des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiter zu den monatlichen Arbeitstagen, Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubs- und Abwesenheitstagen. Außerdem sind hier bereits Unterschriftenfelder für den Vorgesetzen und den Mitarbeiter für die rechtssichere Dokumentation vorgesehen.

Wählen Sie „Monatszeitnachweis (Arbeitszeit) exportieren“ aus, um eine Excel-Datei zu generieren. Wenn Sie das Häkchen bei „Export für alle Mitarbeiter durchführen“ setzen, können Sie zusätzlich auswählen, ob nur eine Excel-Datei mit einem Tabellenblatt pro Mitarbeiter oder pro Mitarbeiter eine separate Excel-Datei erzeugt wird. Setzen Sie ggf. das Häkchen bei der Auswahl. In der Excel-Datei finden Sie eine Übersicht des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiter zu den monatlichen Arbeitstagen, Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubs- und Abwesenheitstagen.

Wählen Sie „Monatszeitnachweis (Auftragszeit) exportieren“ aus, um ein PDF zu generieren. In dem PDF finden Sie eine Übersicht des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiter zu den monatlichen Arbeitstagen, Überstunden und Urlaubs- und Abwesenheitstagen. In einer Kalenderansicht sehen Sie eine Übersicht der Auftragszeiten nach Auftrag und Tätigkeit untergliedert.

Tipp: Für einen ausführlichen Datenexport der täglichen Arbeitszeiten aller Mitarbeiter, nutzen Sie die Funktion „Komplettdaten exportieren” unter dem Reiter Export.

Auftragsübersicht

Mit dem Filter können Sie verschiede Zeiträume (Woche, Monat, Quartal, Jahr, Komplett) anzeigen lassen. Mit der Auswahl „Bereich“ können Sie einen bestimmten Zeitraum definieren. Wählen Sie Ihren Auftrag im Filterbereich aus.

Nach der Filterauswahl betätigen Sie „Anzeige aktualisieren“ und schon haben Sie Ihre gewünschte Auswahl.

Die Übersicht stellt alle Stunden des Auftrags dar, die einer Tätigkeit zugeordnet sind. Im linken Balkendiagramm sehen Sie Ihr Auftragsvolumen und wie viele Stunden bereits auf diesen Auftrag mit einer Tätigkeit gebucht sind.

Tipp: Geben Sie unter Aufträge das Auftragsvolumen und die Soll-Stunden für die jeweiligen Tätigkeiten an. Erfassen Sie Ihre Auftragsstunden mit der zugehörigen Tätigkeit (z.B. Auftragsarbeiten, Regieleistungen oder Fahrtzeit).

Das Balkendiagramm zeigt Ihre Tätigkeiten mit den hinterlegten Soll-Stunden und den erfassten Ist-Stunden. So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie gerade in dem Auftrag stehen!

Auftragsstunden

Tipp: Um noch schneller den gewünschten Auftrag zur Auswertung zu finden, haben Sie die Möglichkeit bei der Filterauswahl „Auftrag“ nach dem Status des Auftrags zu filtern (beauftrag, in Bearbeitung, erledigt etc.).

Nach der Filterauswahl betätigen Sie „Anzeige aktualisieren“ und schon haben Sie Ihre gewünschte Auswahl.

Wählen Sie „Auftragsübersicht exportieren“ aus, um die Daten nach Excel zu exportieren.

Export

Hier können Sie im Filter ein bestimmtes Jahr auswählen oder mit „Bereich“ einen bestimmten Zeitraum definieren. Mit „Komplett“ werden alle Daten seit Ihrem Start mit ZEIT-DOKU gezogen.

Wählen Sie „Komplettdaten exportieren“ aus, um den gefilterten Zeitraum mit allen Daten nach Excel zu exportieren.

In der exportieren Excel-Datei finden Sie folgende Angaben:

· Firmendaten

· Einstellungen Ihrer ZEIT-DOKU

· Feiertage

· Mitarbeiterdaten mit Abwesenheiten

· Arbeitszeitbuchungen

· Ausbuchungen der Stunden

· Aufträge

· Auftragszeiten

Aufträge

Auftraggeber

Neuen Auftraggeber anlegen

Über „Neuen Auftraggeber hinzufügen“ legen Sie einen neuen Auftraggeber an. Pflichtfeld zur Anlage eines Auftraggebers ist nur der Kurzname. Optional können Sie detaillierte Angaben zum Auftraggeber hinterlegen.

Sobald Sie bei einem angelegten Auftrag den Auftraggeber angeben, sehen Sie den zugeordneten Auftrag in der rechten Spalte gelistet.

Tipp: Vergeben Sie am besten eine Auftraggebernummer. So können Sie Ihre Auftraggeber besser ordnen.

Aktive und inaktive Auftraggeber

Behalten Sie den Überblick bei vielen Auftraggebern: Haben Sie einen Auftrag erledigt, können Sie den Auftraggeber auf inaktiv stellen. Deaktivieren Sie hierzu das Häkchen „Aktiv“. Der Auftraggeber erscheint nicht mehr in Ihrer Auswahlliste. Sie können den Auftraggeber allerdings jederzeit reaktivieren, indem Sie bei „Aktiv“ wieder ein Häkchen setzen.

Falls Sie den angelegten Auftraggeber nicht benötigen, können Sie diesen löschen über „Löschen" in der unteren Leiste. Sobald jedoch Zeiten auf einen Auftrag mit diesem zugeordneten Auftraggeber gebucht sind, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Setzen Sie in diesem Fall den Auftraggeber auf „inaktiv“.

Auftraggeber-Liste

In der linken Spalte sehen Sie die Liste über Ihre angelegten Auftraggeber. Deaktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie auch inaktive Auftraggeber angezeigt bekommen wollen.

Sie können die Liste nach alphabetisch nach Kurznamen oder nach der Auftraggeber-Nummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Aufträge

Neuen Auftrag anlegen

Zu Ihrer Orientierung ist bereits ein Beispiel-Auftrag angelegt. Wenn Sie diesen nicht benötigen, können Sie ihn einfach löschen oder archivieren.

Über „Neuen Auftrag hinzufügen” legen Sie einen neuen Auftrag an. Pflichtfelder zur Anlage eines Auftrags sind die Auftragsnummer und der Kurzname. Speichern Sie ab.

Optional können Sie dem Auftrag einen Auftraggeber zuordnen, indem Sie einen zuvor angelegten Auftraggeber im Dropdown-Menü auswählen. Sollten Sie den Auftraggeber noch nicht angelegt haben, folgen Sie in dem angezeigten Fenster, oder Sie wechseln in den Reiter Auftraggeber.

Tipp: Füllen Sie alle Angaben beim Auftrag und Auftraggeber aus – so haben Sie alle wichtigen Auftrags-Infos auch mobil in Ihrer App mit dabei, wenn Sie unterwegs sind!

Ebenso können Sie den Status des Auftrags hinterlegen und aktualisieren: beauftragt, in Bearbeitung, erledigt, abgerechnet. In den Auswertungen können Sie damit noch schneller nach den Aufträgen filtern.

Sie können dem Auftrag optional Mitarbeiter oder angelegte Teams zuordnen. Die Mitarbeiter sehen wiederum bei Ihren Zeitbuchungen, welche Aufträge ihnen zugeordnet sind. Sie möchten keine Zuordnung machen oder haben es bei einem Auftrag vergessen? Keine Sorge: Die Mitarbeiter haben zusätzlich stets Zugriff auf alle angelegten Aufträge.

Geben Sie ein Auftrags-Volumen (in Std.) in der rechten Spalte an. Im Anschluss können Sie über diesem Auftrag Tätigkeiten mit dem jeweiligen Stundenvolumen zuordnen. Diese Angaben sehen Sie als Soll-Stunden in Ihrer Auftragsübersicht.

Auftrag archivieren oder löschen

Haben Sie einen Auftrag erledigt, können Sie den Auftrag über in der unteren Leiste archivieren. Der Auftrag erscheint nicht mehr in Ihrer Auswahlliste. Sie können den Auftrag allerdings jederzeit reaktivieren über in der unteren Leiste.

Falls Sie einen Auftrag angelegt haben, diesen aber nicht ausführen, können Sie ihn auch löschen über „Löschen“ in der unteren Leiste. Sobald jedoch Zeiten auf einen Auftrag gebucht sind, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Nutzen Sie hierfür stattdessen die Funktion „Archivieren“.

Auftrags-Liste

In der linken Spalte sehen Sie die Liste über Ihre angelegten Aufträge. Deaktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie auch inaktive Aufträge angezeigt bekommen wollen.

Sie können die Liste alphabetisch nach Kurznamen oder nach der Auftrags-Nummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Tätigkeiten

Für Ihren schnellen Einstieg sind bereits einige Tätigkeiten für Sie angelegt.

Tipp: Für Ihre Auswertungen sind Tätigkeiten entweder einem Auftrag zugeordnet (A) oder als intern (I) definiert. So sehen Sie beispielsweise, ob Sie eine Fahrtzeit abrechnen können.

Neue Tätigkeit anlegen

Über „Neue Tätigkeit hinzufügen” legen Sie eine neue Tätigkeit an. Pflichtfelder zur Anlage einer Tätigkeit ist der Kurzname und die Bezeichnung.

Wählen Sie aus, ob es sich um eine interne Tätigkeit handelt (z.B. Verwaltung, Ablage oder Fortbildungen), indem Sie das Häkchen setzen.

Tipp: Unterscheiden Sie im Kurznamen, ob die Tätigkeit einem Auftrag zugeordnet wird (A) oder als intern definiert wird (I). So behalten Sie einen guten Überblick in Ihren Auswertungen!

Aktive und inaktive Tätigkeiten

Hat eine Tätigkeit keine Relevanz mehr in Ihrem Betrieb, können Sie die Tätigkeit auf inaktiv stellen. Deaktivieren Sie hierzu das Häkchen „Aktiv“. Die Tätigkeit erscheint nicht mehr in Ihrer Auswahlliste. Sie können die Tätigkeit allerdings jederzeit reaktivieren, indem Sie bei „Aktiv“ wieder ein Häkchen setzen.

Falls Sie die angelegte Tätigkeit doch nicht benötigen, können Sie diese löschen über in der unteren Leiste. Sobald jedoch Zeiten auf diese Tätigkeit gebucht sind, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Setzen Sie in diesem Fall die Tätigkeit auf „inaktiv“.

Tätigkeiten-Liste

In der linken Spalte sehen Sie die Liste über Ihre angelegten Tätigkeiten. Deaktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie auch inaktive Tätigkeiten angezeigt bekommen wollen.

Sie können die Liste alphabetisch nach Namen, nach Nummer oder mit Benutzersortierung ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“, „Name“ oder für die Benutzersortierung) klicken.

Tipp: Sie können Tätigkeiten individuell sortieren. Aktivieren Sie hierzu in der Suche-Leiste. Im Anschluss können Sie mit der Maus in der Liste für die Tätigkeit auswählen und zum gewünschten Platz ziehen. Speichern Sie, in dem Sie nochmal in der Suche-Leiste bestätigen.

Verwaltung

Firmendaten

Hier können Sie Ihre Firmendaten hinterlegen.

Feiertage

Unter Firmendaten können Sie den Feiertagskalender auswählen. Voreingestellt ist der Feiertagskalender für Deutschland. Sie können weitere Feiertagskalender (z.B. für Ihr Bundesland) in den Einstellungen hinterlegen.

Beachten Sie, dass die Änderung in den Einstellungen nicht für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen werden. Wenn Sie im aktuellen Geschäftsjahr einen Feiertag hinzufügen möchten, müssen Sie unter Firmendaten das Geschäftsjahr anpassen.

Sie können spezifische Feiertagsregelungen im Geschäftsjahr hinterlegen. Gehen Sie hierfür in der Übersicht der Geschäftsjahre auf das Kalender-Icon. Hier können Sie Feiertage über hinzufügen, Feiertage über entfernen oder einen Feiertag über im Bearbeitungsmodus als halben Arbeitstag festlegen.

Geschäftsjahr anlegen und abschließen

Über in der Übersicht Geschäftsjahre können Sie ein neues Geschäftsjahr anlegen.

Zum Jahreswechsel erhalten Sie automatisch die Erinnerung, dass Sie das vergangene Geschäftsjahr abschließen müssen. Dabei werden Stundenbuchungen summiert und Überstundensalden bzw. Urlaubsüberträge berechnet. Sobald Sie ein Geschäftsjahr abgeschlossen haben, sind Buchungen für dieses Jahr nicht mehr möglich.

Mitarbeiter

Neuen Mitarbeiter anlegen

Legen Sie einen neuen Mitarbeiter über das „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“ an.

Persönliche Daten und Benutzer Account

Unter Persönliche Daten und Benutzer Account geben Sie als Pflichtfelder die Mitarbeiternummer, den Namen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an. Legen Sie für den Mitarbeiter ein Initialpasswort an.

Tipp: Sollten Sie für einen Mitarbeiter keine E-Mail-Adresse haben, für diesen aber dennoch z.B. über Teambuchungen Zeiten erfassen wollen, können Sie eine Dummy-E-Mail-Adresse vergeben (z.B. beispiel@beispiel.de). Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter den Link, seine Dummy-E-Mail-Adresse und das angelegte Passwort mit.

Sobald Sie den Mitarbeiter gespeichert haben, wird eine automatische E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse generiert. In der E-Mail erhält der Mitarbeiter den Link zur Anwendung. Teilen Sie dem Mitarbeiter sein Initialpasswort mit, mit dem er sich einloggen kann. Beim ersten Login mit dem Initialpasswort wird der Mitarbeiter gebeten, ein eigenes Passwort zu vergeben.

Anstellung und Arbeitszeit

Unter Anstellung und Arbeitszeit können Sie die Urlaubstage pro Jahr für den Mitarbeiter hinterlegen und das Arbeitszeitmodell festlegen.

Sie können als Info-Feld den Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters hinterlegen. Geben Sie zusätzlich an, ab wann die Zeiterfassung über dieses Programm gestartet werden soll, nur so errechnen sich die Soll-Zeiten richtig.

Wenn sich das Arbeitszeitmodell ab einem Zeitpunkt für den Mitarbeiter ändert, können Sie über ein neues Modell anlegen und die tägliche Soll-Arbeitszeit festlegen.

Berechtigungen

Bestimmen Sie hier an, welche Daten Ihre Mitarbeiter jeweils in der Anwendung sehen oder ändern dürfen. Legen Sie dazu die Berechtigungen für den Mitarbeiter an. Die Benutzergruppen sind: Administrator, Teamleiter und Benutzer. Im Reiter Berechtigungen können Sie die voreingestellten zugewiesenen Berechtigungen ändern.

Tipp: Behalten Sie datenschutzrechtliche Aspekte im Auge! Als Administrator sehen Sie z.B. die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Mitarbeiter, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Sie können der Benutzergruppe „Benutzer“ auch die Berechtigung zuweisen, die Auftragsübersicht einzusehen. Der Mitarbeiter sieht hierbei aus Datenschutzgründen nur seine eigenen Stunden, die auf den Auftrag gebucht wurden.

Über können Sie einen Mitarbeiter einer neuen Benutzergruppe zuordnen, bzw. über entfernen.

Außerdem können Sie Einschränkungen festlegen, dass z.B. Zeiten nur über die Start/Stopp-Funktion erfasst werden.

Jahresübersicht

In der Jahresübersicht finden Sie die Angaben zu Jahresurlaub und Abwesenheiten Ihres Mitarbeiters. Die Urlaubstage und Abwesenheiten sind ebenfalls im Urlaubsplaner hinterlegt.

Sie starten gerade die Nutzung der ZEIT-DOKU? Bei den Initialeinstellungen für den Beschäftigungsbeginn können Sie die Resturlaubstage und das Überstundensaldo der Mitarbeiter hinterlegen.

Über „Hinzufügen” können Sie einen neuen Abwesenheitstag für den ausgewählten Mitarbeiter anlegen.

Mitarbeiten löschen, sperren oder archivieren

Wenn Sie einen Mitarbeiter fälschlicherweise angelegt haben, können Sie diesen über „Löschen“ in der unteren Leiste entfernen. Sobald ein Mitarbeiter Zeiten gebucht hat, kann dieser nicht mehr gelöscht werden.

Sie können einen Mitarbeiter sperren über „Sperren“ in der unteren Leiste. Ein gesperrter Mitarbeiter kann sich nicht mehr in die Anwendung einloggen und erscheint nicht mehr in Ihrer Mitarbeiterübersicht. Sie können den gesperrten Mitarbeiter auch wieder „Aktivieren“ über das Icon in der unteren Leiste. Sobald ein Mitarbeiter gesperrt wurde, wird die Lizenz wieder frei in Ihrem Abo für einen neuen Mitarbeiter.

Wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, müssen Sie DSGVO-konform seine Daten nach zwei Jahren löschen. Hierfür reicht ein „Sperren“ nicht aus. Anonymisieren Sie die Daten des Mitarbeiters über „Anonymisieren“ in der unteren Leiste. Es sind nun keine persönlichen Daten mehr gespeichert. Seine Zeiterfassungen für Aufträge bleiben Ihnen jedoch erhalten und werden anonymisiert unter nn geführt.

Mitarbeiter-Liste

Sie können die Liste nach alphabetisch nach Namen oder nach der Auftrags-Nummer ordnen. Zum Sortieren müssen Sie lediglich auf den Spaltennamen („Nr.“ oder „Name“) klicken.

Deaktivieren Sie das Häkchen „Nur aktive Mitarbeiter anzeigen“, um auch gesperrte Mitarbeiter sehen zu können.

Teams

Hier können Sie Teams, die regelmäßig zusammenarbeiten voreinstellen.

Tipp: in der mobilen App lassen sich auch nachträglich noch Änderungen an Teams für eine Teambuchung vornehmen, z.B. wenn ein Mitarbeiter krank geworden ist.

Über legen Sie ein neues Team an. Geben Sie eine Teambezeichnung an und wählen Sie in der Auswahl Team-Mitglieder über die zugehörigen Mitarbeiter aus. Halten Sie STRG fest, um gleichzeitig mehrere Mitarbeiter auszuwählen.

Benutzergruppen

Hier können Sie die Rechte für die Benutzergruppen festlegen. Voreingestellt für Ihren leichten und schnellen Einstieg sind bereits die Benutzergruppen Administrator, Teamleiter und Benutzer.

Über können sie auch neue Benutzergruppen mit von Ihnen definierten Berechtigungen anlegen.

Administrator

Als Administrator haben Sie alle Rechte. Hier können keinen Anpassungen vorgenommen werden.

Teamleiter

Ordnen Sie einen Mitarbeiter der Benutzergruppe Teamleiter zu, wenn dieser z.B. Teams, Auftraggeber und Aufträge anlegen darf. Voreingestellt ist ebenfalls, dass ein Teamleiter Arbeitszeit- und Auftragszeitübersichten aller Mitarbeiter einsehen und exportieren kann. Sie können die Berechtigungen auch individuell anpassen, indem Sie Häkchen setzen oder entfernen.

Benutzer

Ordnen Sie einen Mitarbeiter der Benutzergruppe Benutzer zu, wenn dieser z.B. nur seine eigenen erfassten Arbeits- und Auftragszeiten einsehen soll. Neben der Zeiterfassung und der eigenen Jahresübersicht zu Überstunden und Abwesenheiten hat der Benutzer Zugriff auf den Urlaubsplaner des Teams.

Nur als Administrator sehen Sie die Abwesenheits-Art (Krank, Urlaub, Fortbildung etc.). Mitarbeiter, die als Benutzer definiert sind, sehen datenschutzkonform nur grau hinterlegte Kästchen bei den Abwesenheiten.

Benutzer können über den Urlaubsplaner Urlaubstage beantragen. Genehmigungsberechtigt ist der Administrator.

Meine Daten

Nutzerdaten

Unter Nutzerdaten sehen Sie die für Sie auf der Mitarbeiterseite hinterlegten Daten und Ihr Arbeitszeitmodell.

Sie können hier Ihr Passwort ändern.

Übersicht

In der Übersicht finden Sie die Auflistung Ihrer Überstunden, Ihres Jahresurlaubs und Ihrer Abwesenheitstage.

Einstellungen

Für Ihren schnellen und einfachen Einstieg sind bereits Einstellungen vordefiniert. Sie können diese Einstellungen jederzeit auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Zeiterfassung

Bei den Einstellungen zur Zeiterfassung können Sie …

· eine Zeiterfassungssperre festlegen. Darunter versteht man die Zeitspanne, in der Ihre Mitarbeiter Ihre Zeiten nachtragen können.

· angeben, ob Zeiterfassungen an Sonn- und Feiertagen zugelassen sind.

· festlegen, ob Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr ins aktuelle Jahr übertragen werden dürfen.

· die Tage für den Urlaubsanspruch in Ihrem Unternehmen hinterlegen. Dieser Wert zieht sich dann als Standardeingabe beim Anlegen neuer Mitarbeiter.

· den Buchungszeitraum in Stunden für die Zeiterfassung definieren. Damit wird das Intervall festgelegt, in dem eine passende Buchung gesucht wird. Dieser Zeitraum ist bei Nachtschichten relevant: So wird bei der zweiten Buchung geprüft, ob z.B. max. 12 Std. zuvor eine andere Buchung angefangen wurde, die zum Vortag gehört. In diesem Fall werden die Stunden unter dem Vortag erfasst.

· das Format der Zeitanzeige wählen. Die Standardanzeige ist in Dezimalzahlen. Setzen Sie das Häkchen, wenn Sie die Anzeige im Format HH:MM bevorzugen.

· die Berechnung der Auftragszeit aufrunden lassen. Wählen Sie das Häkchen, wenn die die Buchungsdauer bei Aufträgen auf Viertelstunden aufrunden möchten. Die Arbeitszeitbuchungen sind dabei nicht betroffen.

· die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit angeben. Dieser Wert zieht sich dann als Standardeingabe beim Anlegen neuer Mitarbeiter.

Abwesenheitstage

Unter Abwesenheitstage können Sie die Abwesenheitstypen (Urlaub, Krankheit etc.) definieren. Über können Sie einen neuen Abwesenheitstypen hinzufügen. Sie können festlegen, ob an diesen Tagen eine zusätzliche Zeiterfassung möglich ist bzw. ob diese die Soll-Zeit reduzieren. Ebenfalls können Sie angeben, ob ein Mitarbeiter selbst diese Tage beantragen kann. Ein Administrator muss beantragte Abwesenheitstage genehmigen.

Gesetzliche Reglungen

Unter Gesetzliche Regelungen sind die maximale tägliche Arbeitszeit, Wochenarbeitszeit und Mindestruhe eingetragen. Der Mitarbeiter erhält eine Warnung, wenn die maximale Zeit überschritten oder die Mindestruhe unterschritten wird.

Pausen werden automatisch abgezogen: 30 Minuten nach 6 Std. Arbeitszeit und 45 Min. nach 9 Std. Arbeitszeit.

Feiertage

Hier können Sie einen neuen Feiertagskalender über hinzufügen. Diese Einstellungen sind dann bei der Anlage eines neuen Geschäftsjahres voreingestellt. Beachten Sie, dass die Änderung in den Einstellungen nicht für das aktuelle Geschäftsjahr übernommen werden. Wenn Sie im aktuellen Geschäftsjahr einen Feiertag hinzufügen möchten, müssen Sie unter Firmendaten das Geschäftsjahr anpassen.

Auswertung und Exporte

Hier können Sie die Standardwerte hinterlegen für Ihre Auswertungen und Exporte. Sie können den Zeitraum und die max. Tabellenzeilen, die angezeigt werden sollen, angeben.

Lizenzinformation

Unter Lizenzinformation finden Sie Ihre Kunden- und Rechnungsnummer. Sie können nachsehen, bis wann Ihre Lizenz läuft und wie viele Lizenzen Sie in Ihrem gebuchten Paket enthalten haben.

Wenn Sie mehr Lizenzen benötigen, kontaktieren Sie einfach unsere Produktberatung:

· E-Mail: produktberatung@weka.de

· Tel.: 0 82 33/ 23 40 50

Fehler

Seiten sind nicht aufrufbar

Sollten Seiten in Ihrer Anwendung nicht aufrufbar sein, versuchen Sie zunächst die Seite zu aktualisieren. Sollte das Problem weiter bestehen, löschen Sie Ihre Browserdaten.

Mobile App

Laden Sie sich gleich Ihre zugehörige mobile App herunter:

Google Playstore:

https://play.google.com/store/apps/details?id=de.weka.arbeitszeiterfassung

Apple Appstore:

https://apps.apple.com/de/app/zeit-doku-f%C3%BCr-handwerker/id1540734379

Achtung: Die App startet in der „Freien Einzelversion“. Um alle Funktionen zu nutzen und Ihre Daten zu synchronisieren, ist die Anmeldung als registrierter Benutzer erforderlich. Wählen Sie hierzu die Funktion „zum Login für registrierte Benutzer“. In der mobilen App loggen Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort ein, das Sie auch in Ihrer Browser-Anwendung nutzen.

Login und Synchronisation

In dem mobilen App loggen Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort ein, das Sie auch in Ihrer Browser-Anwendung nutzen. Alle Zeiten, die in der mobilen Anwendung erfasst werden, werden bei Internetverbindung automatisch synchronisiert.

Arbeitszeiterfassung und Auftragszeiterfassung

Ihre Arbeitszeit und Auftragszeit buchen Sie in der mobilen App in zwei einfachen Schritten:

1. Wählen Sie aus, ob Sie nur für sich selbst Zeiten buchen oder für ein Team.

2. Starten Sie Ihre Zeit über den Playbutton.

Wenn Sie für sich selbst Zeiten buchen wollen, wählen Sie links die Einzelbuchung aus. Wenn Sie für ein Team Zeiten buchen wollen, wählen Sie rechts die Teambuchung aus. Sie werden im nächsten Schritt zur Teamauswahl weitergeleitet. Sie können ein bereits angelegtes Team auswählen bzw. Änderungen an der Teamzusammenstellung vornehmen.

Wenn Sie eine Auftragszeit starten, werden Sie automatisch gefragt, für welchen Auftrag Sie buchen wollen. Sie können eine neue Auftragszeiterfassung über das Drop-down-Menü anlegen. Dabei werden Ihnen oben die Aufträge angezeigt, die Ihnen zugeordnet wurden. Darunter finden Sie aber auch sämtliche angelegte Aufträge.

In der Übersicht darunter werden auch die letzten Aufträge gelistet, auf welche Sie gebucht haben. Um noch schneller zu buchen, klicken Sie einfach auf den gewünschten Auftrag und schon wird die letzte Auswahl geladen.

Teamzusammenstellung

Im Menüpunkt Teamzusammenstellung können Sie ein Team über „Team“ in der unteren Leiste auswählen. Teamzusammenstellungen werden in der Browser-Anwendung angelegt. Aber auch mobil bleiben Sie flexibel: Sie können Mitarbeiter hinzufügen (über „Neu“ in der unteren Leiste). Sie löschen einen Mitarbeiter in einem Team (wenn dieser z.B. krank ist) über neben dem Mitarbeiter-Namen.

Aufträge

Im Menüpunkt Aufträge können Sie einen bereits angelegten Auftrag im Drop-down-Menü auswählen. An dieser Stelle können Sie zum einen die Auftragsdetails und Informationen zum Auftraggeber nachsehen (z.B. Adresse bzw. beauftragte Tätigkeiten). Zum anderen können Sie über die Auftragsdetails bearbeiten.

Sie können ebenfalls in diesem Menüpunkt über „Neu“ in der unteren Leiste einen neuen Auftrag anlegen.

Arbeitszeiten

Im Menüpunkt Arbeitszeiten finden Sie Ihre Übersicht der Arbeitszeiten in der aktuellen Kalenderwoche.

Eine Zeit, die mit einer Teambuchung eingetragen wurde, erscheint mit dem Icon .

Über können Sie einen Eintrag bearbeiten.

Über „Neu“ können Sie Arbeitszeiten nachtragen.

Auftragszeiten

Im Menüpunkt Auftragszeiten finden Sie Ihre Übersicht der Auftragszeiten in der aktuellen Kalenderwoche.

Eine Zeit, die mit einer Teambuchung eingetragen wurde, erscheint mit dem Icon .

Über können Sie einen Eintrag bearbeiten.

Über „Neu“ können Sie Auftragszeiten nachtragen.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie Ihr Passwort ändern.

Sie können Ihren Verbindungsstatus einsehen und die letzte Synchronisation überprüfen.

Weitere Fragen?

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